تسمى هذه التعليمات: التعليمـات الإدارية لمعسكـرات الحسين للعمل والبنـاء لعــام 2009.
مــــــــــادة : ( 2 ) أحكــام خاصــة :
أ- تحدد فترة إقامة المعسكرات من 14/6-20/8/2009 مع مراعاة تغير التاريخ وفق الظروف.
ب- تقام معسكرات المبيت في بيوت ومعسكرات الشباب التابعة للمجلس.
ت- يتولى مدير الشباب مسؤولية التنفيذ والتنسيق للمعسكرات بكافة أنواعها التي تقع ضمن مسؤوليات مديريته وحسب الأصول المرعية.
ث- يخصص لكل مركزي شباب/ ت معسكر مبيت واحد ولمدة خمسة أيام (من يوم الأحد وحتى يوم الخميس من كل أسبوع) - مع مراعاة فصل الجنس.
ج- تقام معسكرات سواعد الإنقاذ بواقع (13) معسكر حيث يخصص معسكر لكل مديرية شباب بالتعاون مع مديرية الدفاع المدني تقام على شكل معسكرات نهارية ولمدة اربعة أيام لكل معسكر.
ح- يتم الإعلان بفتح باب المشاركة للراغبين بها من المراكز الشبابية .
خ- يتم تعبئة استمارة المشاركة المعتمدة لعام 2009 مع اخذ موافقة ولي الأمر لكل مشارك/ة وبيان حالة وكفاءة المشاركة/ة الصحية.
د- يجب الالتزام بالعدد المحدد للمشاركين/ت في كل معسكر من المعسكرات.
ذ- يجب إعداد كشف من قبل رئيس هيئة الإشراف بأسماء المشاركين/ت في كل معسكر على أن يتضمن الكشفالاسم / الرقم الوطني / ورقم الهاتف، يتم أرسالة لغرفة العمليات بعد افتتاح المعسكر.
ر- يتم التأكد من سلامة الحالة الصحية للمشاركين/ت .
ز- العمل على توزيع نسخة من التعليمات الداخلية للمعسكرات والتعهد بالالتزام بها من قبل كافة المشاركين/ت وتوضيح كافة النقاط الواردة بها بالإضافة الى شرح تفاصيل البرنامج وذلك في اليوم الأول من المعسكر.
س- التقيد بالفئة العمرية المحددة على البرنامج الزمني للمعسكرات.
ش-الالتزام بملحق التعليمات الإدارية (خطة وآلية تنفيذ المعسكرات) لتوضيح تفاصيل خطة المعسكرات لهذا العام.
ص-يعتبر ملحق التعليمات الإدارية (خطة وآلية تنفيذ المعسكرات) جزء لا يتجزأ من التعليمات التنفيذية وعلية يجب الالتزام بها واخذ موافقة رئيس المجلس أو موافقة الأمين العام بحال وجوب أي تعديل.
مــــــــــادة : ( 3 ) اللجـــــــــان :
اللجنة التحضيرية : تشكل لجنة تحضيرية اعتباراً من 1/5 من كل عام لتقوم بالواجبات التالية :
- إعداد وتحضير خطة المعسكرات .
- الكشف على جاهزية المعسكرات .
- تحضير التعليمات المالية والإدارية التي تخدم خطة المعسكرات لذلك العام.
- ينتهي عمل اللجنة التحضيرية عند تشكيل اللجنة العليا.
- تقوم اللجنة بالتنسيب لرئيس المجلس بتشكيل اللجان التالية :
1. اللجنة العليا.
2. لجنة التقييم والمتابعة والسكرتاريا.
3. غرفة العمليات.
4. اللجنة المالية
5. لجنة الرقابة الداخلية .
وتقييم بالإضافة الى هيئات الإشراف ومشرفي بيوت الشباب .
1- الواجبات الإدارية للجنة العليا:
· إقرار خطة المعسكرات والتعليمات الإدارية والمالية وملزمة الخطة التنفيذية، وأجراء أي تعديل حسب مقتضى الحال.
· الإشراف على عمل كافة اللجان من خلال اللجنة التنفيذية والتقارير المرفوعة لها والزيارات الميدانية للتأكد من سلامة الإجراءات واتخاذ الإجراءات المناسبة لذلك حسب الأصول المرعية.
· النظر بأي توجه أو تعديل ملح لم تراعية التعليمات.
2- واجبات لجنة التقييم والمتابعة والسكرتاريا .
· متابعة وتنفيذ قرارات اللجنة العليا.
· إدارة غرفة العمليات .
· متابعة فعاليات وبرامج المعسكرات يوميا" .
· تقييم المعسكرات على ضوء التقارير الواردة من لجنة التقييم .
· توثيق سجلات بأسماء المشاركين في كل معسكر حسب المحافظة.
· التنسيق مع اللجنة العليا حول معالجة أي قضايا طارئه.
· تنفيذ المعسكرات وفق المواعيد والبرامج المعتمدة والتأكد من اعداد المشاركين/ت والفئة المستهدفة من خلال القيام بجولات على مواقع المعسكرات.
· متابعة قوائم وتخصصات المحاضرين وتطبيق التعليمات الخاصة بهم .
· اعتماد هيئات اشراف المعسكرات بناء على تنسيب مدراء الشباب.
· اعتماد البرامج التنفيذية للمعسكرات بناء على تنسيب مدراء الشباب.
· اعداد استبيان تقييم المعسكرات وفق الاصول العلمية.
· الاشراف على توزيع الاستبيانات على المشاركين/ت .
· استلام استبيانات التقييم الموزعة بنهاية كل معسكر .
· تفريغ وتحليل الاستبيانات باستخدام البرنامج الإحصائي spss .
· إعداد التقارير الدورية الاسبوعية والتوصيات وتقديمها للجنة التنفيذية.
· تقديم التقرير النهائي لتقييم كافة المعسكرات.
· تفقد مرافق المعسكرات المختلفة وضمان سلامة التجهيزات والنظافة العامة.
· التأكيد من تنفيذ البرامج والالتزام بالمواعيد المقررة .
3- غرفة العمليات .
1. تجهيز لوحة إرشادية وتوضيحية عن المعسكرات تشمل كافة المعلومات اللازمة.
2. التواصل مع الميدان ومتابعة سير العمل في المعسكرات.
3. حل المعيقات التي تواجه تنفيذ المعسكرات وفق الأصول وبالتنسيق مع اللجان الأخرى المعنية.
4. رفع تقرير يومي شامل للجنة التنفيذية عن سير الاجراءات شاملا التوصيات.
5. التأكد من اعداد المشاركين واعمارهم وكافة المعلومات لكل معسكر وتزويد اللجنة التنفيذية بتقارير تفصيلية بعد كل حزمة معسكرات.
6. استلام التقارير اليومية من مديري المعسكرات وإجراء اللازم حسب الأصول.
7. متابعة التغطية الإعلامية للمعسكرات .
8. اعداد تقرير شامل توثيقي اسبوعي ليصار الى اعداد التقرير النهائي في نهاية المعسكرات.
4- اللجنة الماليـــــة .
1- صرف السلف الخاصة بالمعسكرات واللقاءات والورش .
2- متابعة صرف النفقات لكل اللقاءات والأنشطة والورش .
3- تدقيق النفقات الخاصة بالسلف .
4- متابعة إجازة المستندات والصرفيات الخاصة بالمعسكرات .
5- متابعة وتدقيق المصروفات من خلال الرقابة الداخلية والرقابة الخــارجية ( ديوان المحاسبة , والمراقب المالي ) .
6- عمل جولات ميدانية من قبل اللجنة على المعسكرات واللقاءات بالاشتراك مع أجهزة الرقابة كلما دعت الحاجة .
7- متابعة تسديد السلف حسب التعليمات .
8- تأمين المعسكرات واللقاءات والورش باحتياجاتهم من اللوازم والتجهيزات المطلوبة والأثاث.
9- متابعة إدخال اللوازم واخراجها من خلال السجلات المعتمدة حسب التعليمات .
10-متابعة الفائض من اللوازم واعادته إلى المستودعات للاستفادة منها في أنشطة أخرى.
11-ضمان سلامة تنفيذ الاجراءات المالية وفق التعليمات المعتمدة.
5- لجنة الرقابة .
لمراقبة سلامة سير الإجراءات الإدارية والمالية واللوازم للمعسكرات وفق الأصول المرعية
المـــــادة/4 : مهــــام رئيس وهيئة الإشراف:
1. يعمل المدير المعني على تزويد لجنة المتابعة والتقييم والسكرتاريا بهيئات الإشراف والبرامج التنفيذية الخاصة بالمعسكرات التابعة لمديريته مع تحديد مساعد لرئيس هيئة الاشراف ليصار الى اعتمادها قبل بدء المعسكرات.
2. يكون رئيس هيئة الإشراف مسئولا عن تنسيق كافة الاجراءات الإدارية وتنفيذ برنامج المعسكر لضمان تحقيق الاهداف .
3. تنظر هيئة الإشراف في أي مخالفات داخل المعسكر وفق الاصول المرعية وبالتنسيق مع غرفة العمليات .
4. يعمل رئيس هيئة الاشراف على التنسيق والتواصل خلال فترة المعسكر مع غرفة العمليات ويتم تمرير المعلومات وإرسال تقرير يومي بالوقت المناسب .
5. يجب على رئيس هيئة الاشراف بالتعاون مع هيئة الإشراف إعداد تقرير شامل ومفصل وتسليمه إلى غرفة العمليات في اليوم التالي من انتهاء المعسكر.
6. التأكيد على ارتداء الزى الموحد للمشاركين وخصوصاً في اللقاءات المفتوحة وورش العمل والزيادات الخارجية .
7. التنسيق مع مشرف بيت الشباب حول تعليمات المعسكر وحول كافة برامج المعسكر وأية نقاط بحاجة إلى تنسيق والجهة المراد التنسيق معها .
8. فتح سجل لزوار المعسكر مع بيان الاسم والغرض من الزيارة وأية معلومات ضرورية .
9. التأكد باستمرار من حالة المشاركين الصحية وسلامة الاقامة والتغذية .
10.ضرورة الاهتمام باقتراحات المشاركين وملاحظاتهم وتضمينها للتقرير المفصل ورفعه للمجلس وتوزيع الاستبانات عليهم في ختام المعسكر بالتنسيق مع مشرف بيت الشباب .
11.متابعة تامين المعسكرات بالمبيدات اللازمة والتأكيد على نظافة جميع المرافق.
12.إبراز طاقات ومواهب المشاركين من خلال المسابقات والنشاطات الثقافية الاجتماعية والفنية المختلفة .
13.يتأكد من المحاضرين من حيث موافقة المجلس عليهم وموعد المحاضرة وتطابقها مع محور المعسكر وموعد الحضور وأية ترتيبات إدارية مطلوبة .
14.التاكد من تطبيق التعليمات والتوجيهات الصادرة من اللجنة العليا.
15.التعاون والتنسيق الكامل مع لجنة المتابعة والتقييم وتسهيل مهمتهم وفق الاصول المرعية بروح الزمالة والاحترام المتبادل .
16.تقسيم المشاركين إلى مجموعات وتعيين مسئول عن كل مجموعة وتوزيع العمل حسب هذه المجموعات وخلق روح التنافس الشريف بينهم .
المادة 5 : مهام مشرف بيت الشباب:
1. إعادة تأهيل ومتابعة مرافق المعسكر لأستقبال المعسكر الذي يلية.
2. التنسيق مع رئيس هيئة الإشراف حول استقبال المشاركين وتوزيعهم على أماكن الإقامة.
3. التعاون مع هيئة الإشراف و تقديم التسهيلات الازمة لإنجاح نشاطات المعسكر .
4. التأكد من سلامة كافة المرافق الصحية والخدمات يومياً.
5. الاحتفاظ بنسخة من كشف المشاركين/ت بكل معسكر.
6. يعمل كمنسق للمعسكرات التي تقام لديه ويعامل كمشرف من كافة النواحي المالية وحسب التعليمات الصادرة
الرئيسية
الشات
